Elektronische Blutspenderakte

Dr. Dorothea Kleinert, Laborleiterin:

„Ich leite ein Labor eines Blutspendedienstes. Täglich analysieren wir viele Blutproben, zu denen Protokolle und Befunde anfallen. Mit der digitalen Blutspenderakte von TINCA erfassen wir die Akten vollautomatisch, archivieren sie revisionssicher und sparen viel Zeit beim Zugriff. Als Nebeneffekt sind die Schränke wieder frei.”

Das TINCA Lösung „Elektronische Blutspenderakte”

Zahlreiche freiwillige Spender spenden Ihr Blut, um kranken Menschen oder Unfallopfern zu helfen. Durch standardisierte Verfahren werden höchste Qualitätsanforderungen erfüllt, um die Eignung und Verträglichkeit von Spenderblut festzustellen. Mit der Spenderakte werden die Resultate der Analysen präzise dokumentiert und wann immer es angebracht ist, wird zum Abgleich auf frühere Ergebnisse zurückgegriffen. Aber auch der Gesetzgeber fordert die Spenderakten viele Jahre aufzubewahren. Mit der elektronischen Blutspenderakte werden die Akten digitalisiert, vollautomatisch erfasst, archiviert und anschließend nur noch elektronisch verwaltet. Die Papierakten müssen nicht mehr im Zugriff gehalten werden, die Zugriffe erfolgen jederzeit, gezielt, kontrolliert und ortsunabhängig. Anonyme Akten sind durch die elektronische Blutspenderakte noch besser vor unbefugtem Zugriff geschützt als in Papierform.

Die papiergebundene Blutspenderakte in vieler Hinsicht unzeitgemäß

Die papiergebundene Blutspenderakte entsteht an einem Tag oder ist in der Regel spätestens nach wenigen Tagen abgeschlossen. Solange Belege noch gesammelt werden, macht es durchaus Sinn diese in einer Mappe abzulegen. Etliche Plots von Analysegeräten und Checklisten, Anamnesebögen und Erklärung, Befunde und Briefe kommen da zusammen. Viele Notizen und Unterschriften müssen ergänzt werden. Häufig liegt die Mappe einfach auf dem Labortisch, während die Probe durchläuft. Wenn die Akte aber geschlossen wurde, beginnt Sie aber mehr zu stören als zu nutzen. Sie muss in den Laborräumen oder zumindest in der Nähe für den späteren Zugriff aufbewahrt werden und sorgt so mit der Zeit für extremen Platzmangel. Dazu kommt noch der stets hohe Zeitauf- wand bei der Nutzung von abgelegten Akten. Aktenanfragen von anderen Zentren zu bedienen müsste aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten eigentlich unterbleiben. Auch das Problem aufgrund Beschädigung und Vernichtung der Akten mangels Sicherheitskopie seinen Nachweispflichten nicht nachkommen zu können wird sehr häufig unterschätzt.

Vorteile der elektronischen Blutspenderakte

Die elektronische Blutspenderakte besticht durch eine ganze Reihe von Vorteilen, die die Schwächen der papiergebundenen Blutspenderakte mehr als abstellen. Zum Zeitpunkt, an dem die Akten geschlossen wurden, werden Sie durch Stapelscannen digitalisiert. Wichtige Farbinformationen bleiben dabei erhalten. Ein Stapel wird dann automatisch in einzelne Akten aufgetrennt und die Informationen zur Aktenidentifikation werden automatisch von jeder Akte erfasst. So können viele Akten ohne nennenswerten Aufwand von einer Person allein verarbeitet werden. Nach der Archivierung stehen die Akten dann sofort für alle Berechtigten am Standort aber auch in anderen Zentren zur Verfügung. Gleichzeitig mit der Archivierung sind die Akten langfristig gesichert und gegen unbefugten Zugriff, Manipulation und Vernichtung geschützt. Bei der Nutzung der elektronischen Blutspenderakten wird gegenüber den papiergebundenen Akten durch gezielten Zugriff von jedem Netzwerk-PC aus viel Zeit eingespart und das Lagern der Akten in den Räumen entfällt.

Die TINCA elektronische Blutspenderakte auf einen Blick

• Zentralisierung von Informationen aus beliebigen Quellen und Typs
• Revisionssicherere Archivierung sowie Schutz vor Verlust und Manipulation
• Optimale Übersicht durch einheitliche Struktur
• Effiziente Nutzung durch Funktionen für eine intelligente Suche
• Zeitgewinn bei der Nutzung gegenüber Papierakten
• Entfall von Transportwegen durch Nutzung auch über Standorte hinweg
• Nachvollziehbarkeit der Nutzung durch Benutzerverwaltung und Systemprotokoll
• What You Need Is What You Get. Differenzierte Nutzungsberechtigungen einstellbar
• Schnelle Amortisation der Investition in die elektronische Blutspenderakte
• Integriert in die universelle TINCA DMS- und Archiv-Infrastruktur