Elektronische Projektakte

Dr. Markus Jäger, Projektleiter:

„Ich bin Projektleiter. In einem normalen Projekt fielen bis zu fünf dicke Ordner mit allen möglichen Dokumenten an. Das war extrem umständlich und wir brauchten viel Lagerraum. Die digitale Projektakte löste viele unserer Probleme. Mit TINCA ist es leicht alle Akten jederzeit im Zugriff zu haben, egal wo man gerade ist.”

Das TINCA Lösung „Elektronische Projektakte”

Projekte wie die Einführung von IT-Systemen oder die Herstellung von Anlagen zeichnen sich durch eine hohe Komplexität aus. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und Bereiche an verteilten Standorten erstellen mit den verschiedensten Werkzeugen Inhalte für diese Projektakte – Ingenieure nutzen CAD-Werkzeuge, Account Manager Tools zur Angebotserstellung, Projektmanager Controlling- und Reporting-Lösungen. Die TINCA elektronische Projektakte ermöglicht eine zentrale Verwaltung und Archivierung sämtlicher Inhalte, unabhängig vom Ursprungssystem.

Die papiergebundene Projektakte ist nicht praxisgerecht

Viele interne und externe Beteiligte, unter Umständen verteilt an mehreren Standorten oder häufig unterwegs, lange Projektlaufzeiten, Unmengen von Emails, Planungs-, Protokoll- und Reportdokumenten. Das ist die Realität im Projektgeschäft. Differenzierte Kompetenzen und Pflichten spielen dabei ebenso eine Rolle wie auch eine aufgaben- und zeitgerechte Versorgung mit Informationen. Kaum vorstellbar, wie eine papiergebundene Projektakte diesen Bedingungen gerecht werden kann. Informationsdefizite sind die Folge und einer der häufigsten Gründe für Fehler und Störungen im Gesamtprozess.

Vorteile der elektronischen Projektakte

Die elektronische Projektakte besticht durch eine ganze Reihe von Vorteilen, die die Schwächen der papiergebundenen Projektakte mehr als abstellen. Die elektronische Projektakte zentralisiert, strukturiert, offeriert und sichert Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen und unterschiedlichsten Typs. Workflowfunktionalitäten erleichtern die Zusammenarbeit, indem sie Prozesse steuern und nachvollziehbar machen. Ein Berechtigungssystem regelt die Nutzung der Akte oder von Teilen davon. Die Aktennutzung ist nachvollziehbar und jeder einzelne Bearbeitungsstand eines Dokuments wird revisionssicher gespeichert. Aktuellste Informationen und Bearbeitungsstände stehen sofort allen Berechtigten unabhängig vom Standort zur Verfügung. So wird eine effizientere Zusammenarbeit innerhalb der Organisation möglich. Unterm Strich ist die elektronische Projektakte die Grundlage für ein modernes und wirtschaftliches Informationsmanagement, damit die Chance für einen besseren Service und birgt unbestreitbar Kostenvorteile.

Die TINCA elektronische Projektakte auf einen Blick

• Zentralisierung von Informationen aus beliebigen Quellen und Typs
• Revisionssicherere Archivierung sowie Schutz vor Verlust und Manipulation
• Optimale Übersicht durch einheitliche Struktur
• Effiziente Nutzung durch Funktionen für eine intelligente Suche
• Zeitgewinn bei der Nutzung gegenüber Papierakten
• Entfall von Transportwegen durch Nutzung auch über Standorte hinweg
• Nachvollziehbarkeit der Nutzung durch Benutzerverwaltung und Systemprotokoll
• What You Need Is What You Get. Differenzierte Nutzungsberechtigungen einstellbar
• Schnelle Amortisation der Investition in die elektronische Projektakte
• Integriert in die universelle TINCA DMS- und Archiv-Infrastruktur