Elektronische Vertragsakte

Die TINCA Lösung „Elektronische Vertragsakte”

Mit der TINCA elektronischen Vertragsakte organisieren Sie Ihre Vertragsverwaltung besonders transparent, effizient und rechtssicher. In die elektronische Vertragsakte werden alle papierbasierenden und elektronischen Dokumente aufgenommen, die für den Vertrag wichtig sind. Die Überwachung von Terminen und Fristen durch Workflow-Funktionalitäten stellt eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung sicher. Die Vertrags-bearbeitung mit der elektronischen Vertragsakte ist transparent und für jeden nachvollziehbar, da alle Bearbeitungsschritte festgehalten werden.

Die Vertragsakte in Papierform ist zu teuer

In Papierform geführte Vertragsakten bergen ein höheres Risiko für Versäumnisse. Häufig entsteht dadurch ein finanzieller Schaden z.B. aufgrund ungünstiger Einkaufsbeding-ungen. Zudem erfordern Papierakten im Durchschnitt längere Suchzeiten und erfordern einen kostenintensiven Transport im Hause oder zu Lokationen. Damit ist die Papier-aktenführung zu teuer. Weitere Nachteile fallen ins Gewicht: Der Zugriff auf eine Papierakte ist naturgemäß nicht durchgängig kontrollierbar, wodurch der Schutz vertraulicher Daten nicht im erforderlichen Maße sichergestellt werden kann. Dazu kommt das Risiko der Beschädigung wichtiger Originaldokumente bei Lagerung und Transport bis hin zum Totalverlust wegen fehlenden Backups. Nicht zuletzt verhindern die eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten auf Papierakten eine zeitgemäße effiziente Zusammenarbeit in der Organisation.

Vorteile der elektronischen Vertragsakte

Die elektronische Vertragsakte besticht durch eine ganze Reihe von Vorteilen, die die Schwächen der Papieraktenführung mehr als abstellen. Mit der elektronischen Vertragsakte werden Verträge entsprechend der Fristen automatisch wieder zur Bearbeitung vorgelegt. Hierdurch kann das Verlust- und Prozessrisiko signifikant gemindert werden.

Allgemein gilt, dass sich die Ablage- und Zugriffszeiten verkürzen und benötigte Informationen unabhängig von Ort und Zeit durch gezielten Zugriff zuverlässiger gefunden werden. So wird eine effizientere Zusammenarbeit innerhalb der Organisation möglich.

Eine elektronisch archivierte Akte ist zudem revisionssicher gespeichert, d.h. dass auch nach vielen Jahren lassen sich alle Bearbeitungsstände zuverlässig nachvollziehen. Sollte eine elektronische Vertragsakte einmal an die Rechtsabteilung überstellt werden müssen, ist dies mit einem Klick möglich - natürlich wieder revisionsgesichert.

Unterm Strich ist die elektronische Vertragsakte die Grundlage für ein modernes und wirtschaftliches Vertragsmanagement, damit die Chance für einen besseren Service und birgt unbestreitbar Kostenvorteile.

Die TINCA elektronische Vertragsakte auf einen Blick

• Optimale Übersicht durch einheitliche, systematische Gliederung
• Minderung des Risikos durch Fristenüberwachung und Wiedervorlage
• Zeitgewinn bei Nutzung und Pflege von Vertragsakten gegenüber Papierakten
• Optimale Zusammenarbeit durch gemeinsame Nutzung auch über Standorte hinweg
• Kontrollierte Bearbeitung von Akten mit Checkout und Versionshistorie
• Offen für Dokumente und Dateien beliebiger Herkunft und Typen
• Effiziente Nutzung durch Funktionen für eine intelligente Suche
• Standortunabhängiger Aktenzugriff jederzeit unterstützt
• Nachvollziehbarkeit der Aktennutzung durch Benutzerverwaltung und Systemprotokoll
• Revisionssicherere Archivierung sowie Schutz vor Verlust und Manipulation
• Unterstützung rechtlicher Vorschriften wie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Schnelle Amortisation der Investition in die elektronische Vertragsakte
• Integriert in die universelle TINCA DMS- und Archiv-Infrastruktur