Elektronisches Rechnungsarchiv

Die TINCA Lösung „Elektronisches Rechnungsarchiv”

Rechnungen und die damit verbundenen Prozesse gehören seit langem zu den Standards im Geschäftsverkehr. Daher stehen heute auch Werkzeuge für die standardisierte Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen zur Verfügung. Effizienzsteigerungen sind in allen Phasen der Nutzung von Rechnungen möglich. Das spart nicht nur jeden Tag Zeit und Geld, sondern hilft auch Fehler zu vermeiden.

Die Möglichkeiten des TINCA elektronischen Rechnungsarchivs reichen von der hochqualitativen Digitalisierung, über die vollautomatische Erfassung der Rechnungsdaten bis hin zur ERP-Integration und revisionssicheren Archivierung mit gezieltem Zugriff auf die Abbildung der Rechnungen.

Papiergebundene Rechnungsprozesse sind fehleranfällig und teuer

Papiergebunden durchgeführte Rechnungsprozesse vom Rechnungseingang bis hin zur fiskalisch anerkannten Archivierung bergen ein höheres Risiko für Verluste, Versäumnisse, Fehler und ausufernde Aufwände. Direkt messbar ist nur der finanzielle Schaden, permanent ineffiziente Abläufe und damit verbundene hohe Aufwände fallen aber noch schwerer ins Gewicht.

Papierrechnungen erfordern im Durchschnitt längere Erfassungs- und Suchzeiten und erfordern einen kostenintensiven Transport im Hause. Ganz zu schweigen von der Notwendigkeit die Original-Rechnungen und Sicherungskopien mehr als 10 Jahre in der Art aufzubewahren, dass sie zuverlässig gegen Beschädigung und Vernichtung geschützt sind. Damit ist die Papieraktenführung zu teuer.

Vorteile des elektronischen Rechnungsarchivs

Das elektronische Rechnungsarchiv besticht also durch eine ganze Reihe von Vorteilen, die die Schwächen der papiergebundenen Rechnungsprozesse mehr als abstellen. Mit dem elektronischen Rechnungsarchiv werden Rechnungen entsprechend der gesetzlichen Fristen revisionssichert aufbewahrt und jederzeit für Recherchen bereit gehalten. Zusätzlich können Rechnungen nach dem Scannen vollautomatisch erfasst werden. Die Daten stehen für weitere Prozesse wie die Rechnungsprüfung und- freigabe zur Verfügung. Hierdurch kann das Fehler- und Prozessrisiko signifikant gemindert werden.

Allgemein gilt, dass sich die Ablage- und Zugriffszeiten verkürzen und benötigte Informationen unabhängig von Ort und Zeit durch gezielten zugriff zuverlässiger gefunden werden. So wird eine effizientere Zusammenarbeit innerhalb der Organisation möglich.

Unterm Strich ist das elektronische Rechnungsarchiv die Grundlage für ein modernes und wirtschaftliches Informationsmanagement, damit die Chance für einen besseren Service und birgt unbestreitbar Kostenvorteile.

Das TINCA elektronisches Rechnungsarchiv auf einen Blick

• Revisionssicherere Archivierung sowie Schutz vor Verlust und Manipulation
• Unterstützung rechtlicher Vorschriften wie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Zeitgewinn bei der Nutzung von elektronischen Rechnungen gegenüber Papierakten
• Optimale Übersicht über Kreditoren und Rechnungen
• Effiziente Nutzung durch Funktionen für eine intelligente Suche
• Entfall von Transportwegen durch Nutzung auch über Standorte hinweg
• Nachvollziehbarkeit der Nutzung durch Benutzerverwaltung und Systemprotokoll
• Offen auch für andere Dokumente und Dateien beliebiger Herkunft und Typen
• Vorbereitet für die vollautomatische Erfassung von Rechnungsdaten und Freigabeworkflow
• Schnelle Amortisation der Investition in das elektronische Rechnungsarchiv
• Integriert in die universelle TINCA DMS- und Archiv-Infrastruktur