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Akten können weggeschlossen werden, aber wenn es jemand darauf anlegt, kommt er auch an die vertraulichsten Infos. Ein DMS beseitigt nicht nur das ständig drohende Risiko eines Totalverlustes, sondern sichert Informationen auch besonders elegant vor unbefugter Nutzung.

TINCA ist mit einem Mehrfachschutz für sensible Daten ausgestattet. Das DMS bietet neben der Standardverschlüsselung einen Zusatzschutz für ausgewählte Archivbereiche, wie zum Beispiel für die elektronische Personalakte oder das elektronische Vorstandsarchiv.

„Private Encryption” heißt die Funktion, weil Sie ohne Mitwisserschaft eines DMS-Administrators oder des DMS-Herstellers für Archivbereiche mit sensiblen Daten initialisiert werden kann. Es ist allgemein bekannt, dass z.B. Passwörter vom Admin zurückgesetzt werden können. Nicht so hier. Nur wer den Schlüssel hat, kommt an die Daten im DMS ran - egal ob sie noch nicht oder schon archiviert sind.

Die Sicherheitsfunktion verschlüsselt die Daten mit 256 Bit nach dem Advanced Encryption Verfahren und lässt den Zugriff auf geschützte Archivbereiche oder geschützten Archivbereichen zugewiesene Dokumente nur nach Eingabe des Sicherheitscodes zu. Der Sicherheitscode ist sicherer als der Schlüssel zu einem Safe. Denn wenn der Schlüssel entwendet wird, kann der Dieb den Safe öffnen, um an den Inhalt zu gelangen, der „Private Encryption”-Sicherheitscode dagegen ist nur im Kopf des Schlüsselerstellers.